哪些模塊是在企業的辦公過程中使用的頻率最高 OA系統一般包含哪些功能模塊 _經驗分享

OA系統對于一個新手來說，很多人都弄不清楚都應該具備哪些基礎的功能模塊，哪些模塊是在企業的辦公過程中使用的頻率最高。
據軟件協會的公布2016年OA系統軟件使用報告統計，OA系統企業在使用的過程中使用最多的模塊有3個部分，流程管理、公文管理、信息發布3個功能模塊，這其中人力資源、財務、業務部門的OA信息化內容流轉程度最高。

文章插圖

OA系統16項基礎功能模塊詳解
OA系統經過20年的發展，功能需求變化已經日新月異，但是企業辦公的基礎需求基本一致，OA系統基礎功能有16模塊，這16個模塊基本可以滿足政府、企事業單位的辦公需求。
1、通知公告
企業使用較多的就是通知和公告，這個基本上是企業全員使用的一個功能模塊，OA系統的通知公告包括起草、審核、發布，提醒、瀏覽、回復、檢索7個小功能應用，企業CIO在選型的時候，不妨自己現在可以試用的OA系統站點進行公告的建立和推送。
目前國內提供免費試用的OA系統有泛微OA、致遠OA、華天動力OA、藍凌OA、金和OA、通達OA，除華天動力OA以外，其他OA系統的免費試用都需要用戶先進行注冊，OA系統廠商通過這種方式得到用戶信息，與用戶聯系后發放免費試用測試賬號。華天動力OA官網則免注冊可以試用。
2、文件公布
OA系統的文件公布功能是企業使用頻率較高的一項模塊，同時也是全員使用的頻次較高的功能，文件公布包括文件的起草、審核、發布，提醒、瀏覽、回復、檢索7個功能小模塊，這個功能與通知公告功能相近，但是文件公布通常會附傳文檔附件，目前市面上主流的OA系統基本都支持WORD格式的在線閱覽。
3、文件交換
OA辦公系統革新了企業傳統辦公的紙質文件的交換形式，以電子文檔的方式實現了部門與部門，部門與個人，個人與個人三者之間的資料發送、接收、提醒、資料的分類入庫。滿足了企業文件交互的辦公需求，同時也是無紙化辦公的重要進步。
4、信息發布
OA系統都會支持欄目自定義、內容和樣式自定義、流程與權限自定義、信息展示位置自定義，支持在線編輯和圖文混排，支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。

文章插圖

OA系統支持全平臺辦公
企業在使用信息發布功能時，自定義功能是OA系統發展隨著企業發展變化的重大變革，既符合企業發展所需，同時也是OA系統進化的重要步驟。
5、資料中心
OA辦公系統的資料中心，是企業資料分類存儲的重要功能模塊，從管理員的角度，資料中心是管理后臺的重要功能模塊，資料分類的創建，資料的添加、修改、刪除、共享、檢索，相關系統的資料入庫管理，支持word、pdf、excel、ppt、html等類型文檔的全文檢索。
6、流程管理
OA系統真正能夠形成體系，幫助企業形成競爭力，主要是“工作流”的應用，在2002年左右泛微提出了協同管理的概念，后來華天動力提出“OA工作流引擎”這兩者本質的核心就是工作流程的管理。
OA辦公系統的流程管理的作用主要用于日常辦公審批流程的處理，它可通過申請、上報、審批、發放等流程動作來設置工作流程并對其進行查詢和監管等。常見的流程包括發文、發文、業務審批，內容起草和制發、文件傳閱、批示處理、工作請示、工作報告、工作交辦，部門間的工作聯絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等。主要功能包括：待辦流程、在辦流程、已辦流程、出差委托、流程跟蹤與監控。
工作流說起來“復雜”，實際應用更為復雜，筆者測試過泛微OA、致遠OA、藍凌OA、通達OA、金和OA、華天動力OA，每家公司的工作流設置都非常有特色，從技術手段上看，華天動力OA的工作流程可視化操作界面最為易用，無需編程就可以設置工作流程，對于使用者來說親和度最高（寫到這感覺自己被暴擊10000次，一定會有人認為我是華天槍手。實際情況如我所說，大家自己可以去測試，另外：請華天負責廣告的人主動聯系我，請付廣告費給我）。
7、辦公用品管理
辦公用品管理部分，一般是行政部門或者采購部門使用較為頻繁的一個功能，行政部門負責計劃，采購部門負責按照計劃進行辦理，而財務部門負責監督，所以辦公用品管理的模塊功能又包含辦公用品入庫、出庫，辦公用品申購、申領、審批，辦公用品的修改、刪除、查看詳細。這個模塊的使用以上3個部門的頻次最高，至于個人的辦公用品申請功能實際可能是每個月一兩次而已。這是傳統的紙質辦公用品申領搬移到OA系統，申領查詢更為便捷。
8、客戶關系管理
這個功能模塊，多是業務部門在使用，早期OA系統出現時，王志東的點擊科技的OA系統就包含了客戶關系管理部分，所以客戶關系管理成為OA系統的一個傳統模塊保留了下來。
客戶關系管理系統是企業與客戶交往過程中所形成的客戶信息資料企業自行定制的客戶信用分析報告。建立合格的客戶檔案是企業信息管理的起點，是企業日常基礎性工作。
客戶關系管理系統包括建立、閱覽、提醒、檢索等功能，現在釘釘的銷幫幫CRM的功能基本上就是客戶關系管理系統。
9、人力資源管理
OA系統的人力資源管理是專業HR版本的簡化版本，一般只滿足企業人力資源部門的基本人力資源管理所需，如果是專業級別的人力資源公司使用，那就要購買專業的HR軟件。人力資源管理包括人才信息庫管理、招聘管理、公司或部門用人申請、公司用人匯總、人事檔案管理。
很多公司在選型OA系統，CIO主管都會咨詢人力資源部門的需求，而人力資源部門在提供需求的時候，大多都是參考專業HR軟件的功能進行功能定義，這個是不現實的，目前國內的OA系統軟件都達不到專業級HR軟件的作用，一般只能滿足人力資源基本功能所需。提醒CIO在選型OA系統時，千萬不要掉進“人力資源管理”陷阱。

文章插圖

OA系統基礎功能：人力資源管理
10、個人辦公
OA系統的個人辦公部分，實際上是個人自我計劃管理部分，是滿足自我學習和自我監督的重要功能模塊，個人辦公包括計劃任務管理（任務的創建、跟蹤、任務反饋與提醒）；個人日程安排與提醒，通訊錄管理、短消息發送、接收、回復與提醒等。
個人辦公功能目前在移動辦公端使用頻率較高，企業員工可以通過個人辦公進行自我時間管理，對個人計劃進行閱覽、修正。是企業員工使用較多的功能。
11、電子郵件功能模塊
企業郵箱功能，是企業內部與內部、內部與外部之間聯系的一個橋梁，通過公司自己的OA系統電子郵件功能，可以統一對員工的業務郵件進行統一管理，既統一提升企業形象，又有助于業務信息的管理，防止重要客戶信息丟失，電子郵件功能模塊包括新建郵件、收件箱、草稿箱、發送箱、已刪除郵件。
企業電子郵件功能可以統一網址后綴，讓員工有歸屬感，同時也可以提升企業在客戶眼中的價值地位。
12、網上論壇
網上論壇部分，實際上公司內部知識分享，內部社交的重要板塊，人力資源部門會比較重視網上論壇功能需求，企業可以可以自行設置分論壇和議題，為員工提供了一個信息交流、溝通和問題討論的空間，實現開放、平等、自由的談論和發言，企業管理部門也可以進行咨詢、解答和收集意見。
【哪些模塊是在企業的辦公過程中使用的頻率最高 OA系統一般包含哪些功能模塊】網上論壇部分一般也是OA系統生成個人門戶的重要內容板塊之一。
13、事務管理
OA系統基礎功能還包含事務管理模塊，這個模塊包括留言回復、車輛管理、會議室管理。留言版在系統里面提供了一個實名和匿名方式的留言管理功能。出車管理、加油管理、維修管理、駕駛員管理。會議室的使用申請、查詢、管理等。
14、考試管理
考試管理是企業知識管理和知識學習的重要板塊內容，早期的OA系統在定義的時候，都會強調知識管理的功能，實際上就是考試管理部分，考試管理一般包含自定義的考試系統，包括考試題目管理、試卷管理、閱卷管理、試卷的評分。
OA系統實際上是國內政府辦公的一個產物，考試管理在政務版尤為重要，政務工作人員可以通過這個模塊進行政務常識、廉政知識、法律知識等知識的學習。
15、系統管理
系統管理功能使用最多就是OA系統的管理員，包括用戶、組織、欄目、權限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理。其中權限配置管理功能是按照企業員工職能、職務進行權限分配的重要功能。
16、OA辦公精靈
這是一個類似QQ的客戶端軟件，和OA辦公系統集成于一體，實現信息的提醒、在線用戶的顯示、簡易實時聊天功能，短消息顯示及回復等功能。
每個OA廠商叫法不同，泛微、致遠、華天動力、藍凌、金和、通達等都具有這個功能模塊，這個功能應用于PC電腦端，用戶不需要啟動OA界面就可以使用。
OA系統還包含很多其他的功能，但是這16個功能模塊基本都可以滿足企業日常辦公所需，諸如個人門戶、微信整合、釘釘整合、APP功能等都是根據企業所需進行增加或者刪減。萬變不離其中，有了這16個功能模塊作為基礎，企業就可以根據企業業務的情況進行針對性的設計開發。