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商務信函的基本格式包括哪些要素 商務信函最常見的兩種格式是什么?

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商務信函的構成要素及格式:英語商務信函是商務活動中常見的商務交流媒介 。是一種通過電腦或打印機“書寫”來完成的人際交往 。實際上，商業信函是一種“推銷”信函 。作者總是在銷售或宣傳一些東西，可能是一種產品，一項服務，一個想法，甚至是建立他的公司或組織的形象 。
好的商務信函就像是在與讀者交談 。這種交談成功與否，目的能否實現，關鍵取決于信函中信息的表達方式和內容 。要寫好商務信函并非輕而易舉，不僅應具備相關的業務知識，掌握好法規和條款等，還應具備扎實的語言基礎，熟悉信函的書寫形式和行文要求 。
商務信函與普通作文的寫法不同，它要求用簡潔的語言來表達，不求華麗的詞語 。在商業活動中，時間就是金錢，效率就是生命 。因此，簡潔的表達語言與掌握分寸是重要的 。
一般不需要禮節性的寒暄，比較好是開門見山，直入主題 。好的商務信函應體現以下幾個特點:易讀易懂;語氣真誠、友好、客氣;語言簡樸、樸實、自然或生動、有趣、有吸引力;內容清晰、準確、具體;行文正確、完整、不花哨 。
這種書信的格式和寫作要求比較嚴格，要特別慎重對待 。比較好使用公司的信紙來打印商業信函 。好的商務信函的寫作必須做到結構和格式正確、行文段落清晰、文字簡潔并謙遜有禮 。需要注意的是，時下商務信函的流行趨勢行文不必過于正式，但務必簡潔明了，也可以使用一些約定俗成的英文縮寫 。
商務信函的構成大體上可分為兩部分:必要部分和附加部分 。必要部分是指在一般情況下不可缺少的部分;附加部分是指根據具體對象、情況、內容的實際需要而增加的部分，這些部分可視情況而定，不是必須都有 。
1)Letterhead/Heading(信頭)
信頭又稱信端，指印刷在公司信紙上的文字，一般位于信紙的上方正中，但也可在右上角或左上角 。信頭一般包括公司的地址(Writer's Address)、郵政編碼、電話、傳真號碼及電子郵件、網址等內容 。信頭的設計要美觀、簡潔 。正式信函只在第一頁信紙上打印信頭，其他續頁可用空白信紙，只需寫上頁碼、收信人名稱及日期即可 。公司業務信函用紙一般印有信頭，不必另外再寫 。
2) Serial Number/Reference Number(參考編號)
為了存檔的需要，有時可能用到文檔號、保單、發票或訂單號的索引欄 。這一部分是為了明確責任，便于信函管理，以便發信者或收信者日后取閱參考 。參考編號是收信人和打字員姓名的第一個字母(大小寫均可)，檔案或部門編號也可以包括在內，例如EH/sr, EH/SR,EH/SR168等 。
3) Date(發信日期)
日期不可省略或漏寫，一般應打印在信頭或寄信人地址下方適當的位置 。在正式信函中，月份比較好不要使用縮寫，也不可用數字來代替，必須完整地寫出來 。如全部使用數字表示日期，容易引起誤解 。日期有兩種寫法:英式為“25 April, 2010”，美式為“April 25, 2010”.在非正式信函中，月份可以縮寫 。
4) Inside Address(信內收信人地址)
寫信內地址既便于避免差錯，又便于收件人歸檔 。信內地址通常位于信紙的左上角(日期下方)，包括收信人的姓名、職位、公司名稱和地址(有時也會注明郵政編碼) 。由于不同國家書寫地址的習慣不同，收件人的地址應按照對方公司信紙中的信頭書寫，切勿擅自更改或編寫 。特別投遞信函的方式也應在信內地址之上注明 。根據需要，可以在地址的上方寫明這封信函的特殊性，比如SPECIAL DELIVERY(郵件快遞)、CERTIFIED MAIL(確保郵件)、AIRMAIL(航空郵件)，或PERSONAL(私人信函)、CONFIDENTIAL(機密信函)等 。書寫信內地址的一般順序為:
Name of the addressed person(收件人姓名)
Title of the addressed person(收信人職位、頭銜)
Name of the organization(單位名稱)
Street number and name(門牌號碼、街道名稱)
City, state and postal code(城市、州/省、郵編)
Country of destination(所達國家的名稱)
例如:Professor Zhao Li
Business College of Shanxi University
Taiyuan, Shanxi, PRC 030031
5)Attention Line(指定收信人姓名)
“指定收信人”即“經辦人” 。這是發信人要求特定的人或部門注意時用的，表示“請某人查閱” 。商務信函雖然是寫給某公司或機構的，但具體事務得由某個部門或個人來負責，所以注明收信人可加快信函的辦理 。指定收信人姓名的寫法如“Attention: Mr. Thomas Green”, "Attention: Mr.”Thomas Green, Sales Manager”, “Attention: Personnel Manager”，或“Attention of Personnel Manager”.
6)Salutation(稱呼)
稱呼是指寫信人對收信人的稱呼，其位置在信內地址下方兩至三行處 。對收信人的稱呼根據不同情況有所變化 。正式稱謂:Dear Mr./Ms./Mrs./Miss+姓氏，如“Dear Mrs. White” 。但是切忌姓和名一起稱呼 。稱呼女性時，比較好用“Ms.”.非正式稱謂:如果是熟人，也可以相互直呼其名字，如“Dear Tom”.
如果發信人不知道收信人的具體名字或不必要寫明時，可以稱呼為“Dear Sir”, “DearMadam”, “Dear Sir or Madam”, “Dear Human Resource Manager” 。如果同時發送給多位收信人，也可以稱呼“Ladies and Gentlemen”, “Dear Customer（s）”, “Dear Reader(s)”等 。
7) Subject Line(主題欄/事由)
事由或主題欄的目的是便于收信人迅速了解信文的主要內容，有利于迅速處理信函，同時也便于存檔或查閱 。這部分可用大寫、斜體、下劃線 。有些人在主題前加上“Re:”，意思是“關于”，即事由 。例如:
Re: Your Order No. 568 for 60 Japanese Cars
8)Letter Body(正文)
正文是信函的主體，表達寫信人的愿望、要求、目的等，是商務信函的重要部分，必須分好段落認真撰寫(一個段落一個話題) 。除推銷函外，商務信函通常只有一頁的長度 。如果內容超過一頁，就要使用續頁 。注意，第二頁上的收信人姓名和發信日期必須和第一頁上的一致 。第二頁至少要包括三至四行正文的內容，不要將段落的某一行留在上一頁或下一頁開始處，要盡量在新的一頁開始新的段落 。絕不可以單獨使用續頁書寫結束敬語和署名，而且商務信函也絕不允許兩面撰寫 。
9)Complimentary Close(客套結束語/結尾敬語)
結尾敬語相當于中文書信信末的“……敬上”等詞 。結尾敬語通常緊貼信文后一兩行處書寫，可加逗號，但為了打字更加便捷，如今的商務信函常常省略逗號(寬式/開放式標點)，但要和信件開頭的稱呼、地址等一致，均使用開放式標點 。根據發信人和收信人的關系，常見結尾敬語有:
Best regardsYours
With kind regardsCordially
Cordially yoursSincerely
Sincerely yoursYours sincerely
Truly yoursYours truly
Faithfully yoursRespectfully
Yours respectfullyVery respectfully
10)Signature(簽名/署名)
所有商務信函的寫信人都必須在結尾敬語下親筆簽名 。在正式信函中，還要在手寫簽名之下打印上自己的簽名及職位和頭銜，如代表單位，可把公司或商號名稱的首字母大寫打印出來 。這樣能使對方感到重視此事，嚴肅認真，也能使人感到親切，便于溝通 。例如:
(Signature)
Richard Owen
Marketing Manager
The Eastern Trading Co
(Signature)
Catherine Ostler
Coordinator, ESL Program
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