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用excel怎么制作表格 怎么做excel表格

小知識怎么做excel表格



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用excel怎么制作表格 怎么做excel表格

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我們在讀圖時通常會先看數據系列 ， 然后才看文字或數據部分 ， 如果Excel中圖表設置不合理 ， 就可能導致對數據有錯誤的理解 。因此 ， 不能忽略閱讀習慣對圖表可能造成的誤解 。
1
圖表中重點不突出
【用excel怎么制作表格 怎么做excel表格】有效的圖表要突出重點 ， 明確呈現出關注的數據 。觀察下圖所示的兩個圖表 ， 哪個才是有效的圖表呢？
2
存在誤導或欺騙的圖表
圖表設計不恰當就會導致讀者誤讀 ， 下面的這幾類情況你遇到過嗎？
? 夸張的壓縮比例
為了讓圖表適應文檔 ， 有時需要改變圖表大小 ， 但如果壓縮比例不當出現下圖的情況 ， 就會讓讀者判斷錯誤 。
? 截斷柱形圖圖表Y軸
柱形圖圖表的Y軸不是從0開始 ， 會夸大數據間的變化幅度 ， 這樣在視覺上會引起讀者誤解 。你相信下面兩張圖表表現的是同一組數據嗎？左下圖所示 ， 華東地區實際銷量看起來僅占目標銷量的1/5 ， 而右下圖所示的圖表則為正常圖表 ， 實際銷量占目標銷量的1/2 。
? 夸張的3D效果
為了讓圖表看起來漂亮、吸引眼球 ， 添加一些特殊效果 ， 通常情況下無可厚非 ， 但有些情況則會讓觀眾被特效吸引住 ， 忽略掉圖表展示的內容 ， 甚至會產生錯誤的理解 。
如左下圖所示 ， 前兩名同學的成績沒有變化 ， 但在3D效果中 ， 第二學期總成績看起來明顯比第一學期要高 ， 此時使用3D效果就會導致理解錯誤 。去掉3D效果后的圖表如右下圖所示 。
? 形象化圖表不成比例
形象化圖表直觀、形象、精美 ， 但實物大小與數值如果不成比例 ， 就會導致圖表難以理解 ， 如左下圖所示 。
在右下圖的圖表中 ， 數值與實物圖形有著恰當的比例 ， 傳遞的信息更準確 ， 更容易理解 。
3
花里胡哨的圖表
制表人為了使圖表看起來好看 ， 對色彩又不敏感 ， 就會制作出大紅大紫、色彩漸變等“艷麗”的圖表 ， 這類圖表往往讓人感覺“俗” 。
將下圖所示的“艷麗”的圖表放到工作報告中 ， 會顯得突兀 ， 領導肯定不會滿意 。
下圖所示的圖表看起來很簡單 ， 并且灰色的背景較為容易搭配其他顏色 ， 就算放到商務報告中 ， 也能支撐起報告的顏值 。
4
多張圖表時頻繁改變圖表類型
將復雜的數據簡單化 ， 就需要用多張圖表 ， 但有些圖表制作者喜歡用柱形圖、條形圖、餅圖等不同的圖表類型表現一類數據 ， 并為每個圖表設置各種效果 ， 通過各種手段展示圖表技能 ， 導致圖表看起來雜亂無章 。解決之道就是在相同場景下保持圖表類型的一致性 。
下圖所示為分別使用折線圖—面積圖、折線圖—帶數據標簽的折線圖及柱形圖—帶數據標簽的折線圖3種組合圖展示洗衣機、電視機和冰箱的銷售數據 ， 顏色、圖表類型各不相同 。
下圖所示為使用折線圖—柱形圖類型的組合圖分別展示洗衣機、電視機和冰箱的銷售數據 ， 顏 色、圖表類型風格統一、整齊 。
上面的兩種圖表 ， 哪一種才能獲得領導及客戶的青睞呢？
5
不要直接把整個表做成圖
一個完整的數據表中 ， 可能有很多不同類型的數據 ， 如分類統計數據、匯總數據或與作圖無關的數據 ， 這時千萬要小心 ， 不要把整個表的數據全部添加到圖表中 。下圖所示 ， 在財務報告圖表中將“總計”數據添加到了圖表中 ， “總計”數據系列代表的柱子過高 ， 其他數據就會顯得不重要 ， 容易被忽略 。
再看看下面這個例子 ， 最后一個數據的值很大 ， 但這個值是合計數據 ， 與其他數據是不能直接比較的 。因此 ， 在做圖表時 ， 要把最后一列數據取消 ， 如右下圖所示 。
6
不合理的“數據墨水比”
“數據墨水比”中的“墨水”指的是圖表中可使用的圖表元素 ， 如圖表標題、數據表、網格線、圖例等 ?！皵祿取敝傅氖撬玫降膱D表元素與所有圖表元素之間的比例 ， 到底怎樣才算合適 。
記住一點 ， 也就是從簡原則 ， 刪除多余元素 ， 讓每個圖表元素的存在都有意義 。越簡單 ， 越容易被接受 。
觀察下方的這兩個圖表 ， 要展現籍貫為“河南”的學生人數 ， 你會選擇哪個呢？
5.用 PDF 備份
如果不想數據被誤修改 ， 或者怕格式出現問題 ， 可以在 Excel 中執行【文件】→【導出】→【創 建 PDF/XPS 文檔】→【創建 PDF/XPS】命令 ， 將數據備份為 PDF 格式文件 ， 如下圖所示 。