1、把一個系統看成一個整體功能，明確信息的輸入和輸出；
2、找到系統的外部實體 。一旦找到外部實體，則系統與外部世界的界面就可以確定下來，系統的數據流的源點和終點也就找到了；
【如何畫數據流程圖】3、找出外部實體的輸入數據流和輸出數據流；
4、在圖的邊上畫出系統的外部實體；
5、從外部實體的輸入流出發，按照系統的邏輯需要，逐步畫出一系列邏輯處理過程，直至找到外部實體處理所需的輸出流 ， 形成數據流的封閉；
6、將系統內部數據處理又分別看做整體功能，其內部又有信息的處

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