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公文寫作中的格式 抄報和抄送的區別

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一、公文格式中常見的問題分析
(一)公文格式組成部分中常見的問題
1、眉首部分
（1）發文單位標志 。集團公司的子公司的發文單位標
識字號應小于”共創實業集團有限公司” 。但有的子公司沒
有注意 ， 其發文單位標識字號比集團公司的還大 。
（2）發文字號 。上行文的發文字號居左排列 ， 左空一
字 ， 但這一點往往被忽略 ， 左空不是多就是少；括年份應使
用六角括號”〔〕”（”〔〕”在”標點符號”里）,而經
常用圓括號”（）”或方括號”[]” ， 如”共發（2008）2
號”、”共通字[2008]5 號”；
便函的發文字號置于紅色反線下1行版心右邊緣頂格標
識 ， 可是有的將發文字號置于紅色反線上 ， 有的標識時沒有
右頂格到邊緣 。
（3）簽發人 。有的公文將”簽發人”標識為”簽發” ， 
【公文寫作中的格式 抄報和抄送的區別】有的將簽發人姓名居前 ， 如”簽發：某某”、或”某某：簽
發”；還有的簽發人姓名字體不是楷體 。規范的標識應為：
“簽發人”用 3號仿宋字體標識 ， 后用全角冒號 ， 冒號后用
3號楷體標識簽發人姓名 。
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（4）紅色反線 。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角
星 ， 可是有的單位黨政不分 ， 行政公文也使用中間有紅色五
角星的反線 ， 這是不對的 。
2、主體部分
（1）標題 。常見的問題是：
一是字體字號不規范 ， 有用黑體的 ， 有用宋體加粗的；
有用二號字的 ， 也有用小二號字的 ， 不一而足 ?！豆母袷健?br /> 規定公文標題用 2號標宋體字 。
二是標題中濫用書名號等標點符號 ， 《公文格式》規定
除法規、規章名稱加書名號外 ， 標題中一般不加書名號；有
的單位報送年度工作總結也用書名號括起來 ， 有的標題中還
有頓號、逗號等標點符號,都是不允許的 。
（2）正文小標題 ?！豆母袷健芬幎ü恼膬热萁Y
構層次為：”一、”、”（一）”、”1、”、”（1）” 。
《格式》規定小標題使用 3號標準宋體字或黑體字 ， 但對四
個層次的標題字體沒有區別 ， 建議一級標題用宋體加粗 ， 二
級標題用宋體加粗(或黑體) ， 三級、四級標題用仿宋體加粗 。
另 ， 經常出現：”（一）、”、”（1）、”等現象 。
（3）附件 。附件一般在正文之下空一行標識 ， 附件名
稱后不加標點 ， 但常見的問題是沒有與正文空開一行或空二
行 ， 有的經常在名稱后加句號 ， 還有就是沒有在附件左上角
標明”附件”或者”附件×”字樣 。
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（4）成文日期 。
位置問題：縱向與正文的距離依印章的大小而定 ， 其標
準為印章蓋在成文日期上 ， 印章上弧線距正文不到 1行的空
白 。如空白過大 ， 就容易被加入其他內容 。但在實際操作中 ， 
成文日期往往與正文拉的距離過大 。
時間問題：不能隨意寫上時間 。一種是簽發時間；一種
是形成決定或決議的會議時間 。
寫法問題：另一個常見的問題是將”零”寫作”O” ， 
如”二 OO 八年四月十五日” ， 正確的寫法應為”二○○八
年四月十五日” 。
（5）印章 。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方 ， 
并做到上不壓正文 ， 下壓成文日期的年、月 。常見的問題是
蓋章不清晰 ， 不居中 ， 不端正 ， 或上下壓文等,還有將印章
蓋到成文日期以外 。
3、版記部分
（1）主題詞 。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標
引 ， 且詞目之間空格不均 。規范的標識”主題詞”三字用黑
體 ， 詞目用標宋 3號字體 ， 詞目間空一字 。
（2）送或抄送單位 。常見的問題是有的公文還將”抄報”
和”抄送”分開 ， 而不是統一為”抄送”；有的抄送機關較
多回行時頂行 ， 而不是與冒號后的抄送機關對齊；再有就是
最后一個抄送機關經常不標句號 。
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（3）印發單位和印發時間 。印發單位和印發日期在抄
送機關之下 ， 印發單位左空一字 ， 印發日期右空一字 ， 但有
的公文經常將二者左右頂格 。
（二）公文組成部分標識規則中常見的問題
1、排版裝訂 。公文用紙應采用國標標準 A4 型（210mm
×297mm） ， 一般每個頁面排 22 行 ， 每行 28 個字 ， 雙面印
刷 ， 左側騎馬裝訂或粘貼 。目前存有頁面排版不整齊 ， 行數
和每行字數不一、左側明訂、訂位不正等問題 。
2、頁碼 。置于版心下邊緣之一行 ， 單頁碼居左空一字 ， 
雙頁碼居右空一字 ， 目的是方便閱讀 ， 但有很多公文的頁碼
一律居中 。
3、表格 。公文正文中如有表格 ， 需要將其從中抽出作
為公文的附件單獨表述 。正文中穿插表格 ， 往往隔斷公文前
后意思的聯系而造成閱讀上的不便 。但有的公文中經常穿插
一些表格 。
（三）公文格式中常見的其他問題
1、數字 。一般情況下 ， 在公文中主要使用阿拉伯數字 ， 
如表示數量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等 。
詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中作
為詞素使用的數字應用漢字 。
2、名稱 。公文中第一次出現人名、地名、組織機構名
均應全稱 ， 使用簡稱必須是約定俗成的規范化簡稱 。為方便
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行文 ， 如名稱較長 ， 可在第一次使用時說明”以下簡稱為×
×××” ， 再次使用時用簡稱 。
3、時間 。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時間概念 ， 
如”去年”、”前天”等 ， 而應寫明具體的年、月、日 。
4、標點符號 。有將間隔號”·”寫為點號”.”的 ， 如
“11·8” 事件寫為”11.8″事件 。還有的連接號使用不規
范 ， 如”2008 年 2 月 2 日-6 日” ， 使用連接號 ， 應占一字
的位置 ， 并上下居中 。
二、行政公文格式
（一）范圍
《公文格式》規定了公文通用的紙張要求、印刷要求、
公文中各要素排列順序和標識規則 。
《公文格式》引用標準為國家標準 ， 即 GB/T148－1997 。
（二）標準定義
《公文格式》標準定義為：
1、字（word）： 標識公文中橫向距離的長度單位 。一
個字指一個漢字所占空間 。
2、行（line）：標識公文中縱向距離的長度單位 。標
準是以 3號字高度加 3號字高度 7/8 倍的距離為一基準行 。
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（三）公文用紙主要技術指標
公文用紙一般使用的紙張定量為 60g/m2~80g/ m2 的膠
版印刷紙或復印紙 。紙張白度為 85％～90％ ， 橫向折度≥15
次 ， 不透明度≥85％ ， PH 值為 7.5~9.5 。
（四）公文用紙幅面及版面尺寸
1、公文用紙幅面尺寸：公文用紙采用 GB/T148 中規定
的 A4型紙 ， 尺寸為 210mm×297mm ， 尺寸允許偏差見 GB/T148 。
2、公文頁邊與版心尺寸：
公文用紙天頭（上白邊）為：37mm±1mm
公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm
版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼）
（五）文中圖文的顏色
未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色 。
（六）排版規格與印刷裝訂要求
1、排版規格
正文用 3號仿宋體字 ， 一般每面排 22 行 ， 每行 28 個字 。
2、制版要求
版面干凈無底灰 ， 字跡清楚無斷劃 ， 尺寸標準 ， 版心不
斜 ， 誤差不超過 1mm 。
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3、印制要求
雙面印刷；頁碼套正 ， 兩面誤差不得超過 2mm 。黑色油
墨應達到色譜所標 BL100％ ， 紅色油墨應達到色譜所標 Y80
％ ， M80％ 。印品著墨實 ， 均勻；字面不花、不白、無斷劃 。
4、裝訂要求
公文應左側裝訂 ， 不掉頁 。包本公文的封面與書芯不脫
落 ， 后背平整、不空 。兩頁頁碼之間誤差不超過 4mm 。騎馬
訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各 1/4 處 ， 允
許誤差±4mm 。平訂釘鋸與書脊間的距離為 3mm～5mm；無壞
釘、漏釘、重釘 ， 釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂 。裁切
成品尺寸誤差±1mm ， 四角成 90 度 ， 無毛茬或缺損 。
（七）公文中各要素標識規則
將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分 。
置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯 ， 即 156mm）以上的各
要素統稱為眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不
含）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱
版記 。
1、眉首
（1）公文份數序號
公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的
順序編號 。用阿拉伯數碼頂格標識在版心左上角第 1行 。
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（2）秘密等級和保密期限
如需標識秘密等級 ， 用 3號黑體字 ， 頂格標識在版心右
上角第 1行 ， 兩字之間空 1字；如需同時標識秘密等級和保
密期限 ， 用 3號黑體字 ， 頂格標識在版心右上角第 1行 ， 秘
密等級各保密期限之間用”