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秘書工作：公文的格式

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【秘書工作：公文的格式】公文格式的概念 。關于公文格式的概念,權威的提法有三種:《國家公務員錄用考試全國統編教材·公共科目》一書把公文格式的概念歸納為“公文的數據構成與對各數據項目的編排” 。《國家行政機關公文處理辦法》第三章公文格式中說,公文格式“一般由發文機關、秘密等級、緊急程度、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件、印章、成文時間、附注、主題詞、抄送機關、印發機關和時間等部分組成” ?！秶覚C關公文格式》(全國文件格式及數據元標準化技術委員會制定)的要求十分詳盡具體,我們可以概括為:公文格式即“公文的書寫形式和公文各組成部分的排列順序及區域劃分 ?！痹诠挠眉埖募埫嫔?公文圖文區的“數據項目區域”分為指定項目區域和選擇項目區域兩種 。指定項目,即必須填寫的“基本數據項目”、它包括發文機關、發文字號、公文標題、正文、生效標識、頁碼、印章、成文日期等項 。選擇項目,即用于規定供選擇填寫的“供選擇的數據項目”,它包括簽發人、主送機關、無正文說明、附件說明、注釋、特殊說明、主題詞、抄送機關和印發說明等項 。
公文格式的特點:一是具有相對穩定性和規范性,二是必須具備規定的“基本數據項目”和根據需要決定取舍的“供選擇的數據項目” 。三是對公文各數據項目的編排必須遵循國家的有關規定,四是在確保公文結構完整的同時,相同文種的公文,其數據構成應保持大體一致 。
基本數據項目 。指所有公文必須具備的項目 。它包括如下各項:一是發文機關 。(公文的法定作者)它表明公文的責任者和法定的權威性 。二是標題 。它是標明公文主要內容的概括性題目名稱 。三是正文 。它是用于闡述公文內容,表達發文意圖,使受文者能夠獲得準確信息,了解具體事項,掌握方針政策,明確政策界線 。四是印章或簽署 。公文使用的印章是代表權力、職責的憑據,用以證實公文的法定效力和對公文的負責 。五是成文日期 。指形成公文的確切時間 。也是公文開始生效的時間 。