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當前,預算管理軟件市場的發展可謂“突飛猛進”,國產企業的國際市場競爭力已今非昔比,快速壯大的企業規模對預算管理控制能力提出了更高的要求 。
對于企業來說,如何在飛速發展的快車道上,既保證穩定快速前進,又能有效控制過程中遇到的各種風險,成為一眾企業迫切需要解決的問題 。
換言之,管理者需要更為有效的戰略管理、計劃預測和對未來的控制能力,在這一背景下,兼具戰略管理、計劃預測、管理控制、資源分配等多種功能于一體的管理工具,成為眾多企業的不二選擇,預算管理軟件作為這一先進管理方法的必要載體,逐漸被大家熟知 。
從供應商角度看,海波龍和上海易磐信息科技有限公司,作為國外和國內預算管理軟件廠商的代表品牌,在這一細分市場深耕多年并開始厚積薄發,以絕對的產品優勢占據著高端和中低端市場的話語權 。
很多人對預算管理軟件都有一定的誤解,在他們眼里,預算管理軟件可能只是“費用報銷”,只是“OA”,或者干脆只是財務軟件的一個小模塊 。
接下來,筆者將圍繞預算管理軟件的幾大功能特性,對比分析海波龍和易磐科技兩家的預算管理系統,帶著大家一起了解預算管理軟件不為人知的一面 。
一、預算模板設計
不管是手工還是利用軟件,預算管理的載體始終是報表,在這個前提下,你是否需要軟件提供的固化性模板?
很多ERP廠商采用固化模板的方式,從費用預算表到成本預算表,五花八門的表單式樣,羅列的完完整整,看起來頗具專業性 。
事實上,對于很多有經驗的預算管理實踐者而言,這樣一種近乎照搬教科書的解決辦法,著實與預算提倡的實踐管理方法相悖 。
首先,企業管理存在行業差異,不同行業有著不同的預算管理模式,比如服務業和制造業的管理方式肯定千差萬別,一套模板走天下的思路必然導致無路可走 。
其次,即便是同一行業,處于不同發展階段、規模不同的企業,其預算管理模式的本質也可能大不一樣,對于初創期企業來說,現金流預算做好就可以了,而對于穩定發展的企業,成本控制可能才是重點!
最后,即使是同一家企業,當其處在不同的發展階段時,采用的預算管理模式、方法、報表、流程也是會存在比較大的差異,企業管理層的預算關注點時時刻刻都在變化,而作為面向戰略的管理工具——預算管理也必然需要“隨需應變” 。
因此,用ERP的思路開發預算軟件,注定是死路一條!
預算管理軟件,必須是能夠根據企業實際需求進行模板設計,并在此基礎上和企業預算管理流程相結合,形成企業獨特個性的預算管理模型 。
拿海波龍的Pillar和易磐科技的易磐EP來說,預算模板設計都被放在重要位置,并且都被認為是這兩款軟件的核心競爭力 。
二、預算編制
重點來了!
我們知道,企業的預算管理離不開編制預算,預算模板設計出來的模板也主要是為預算編制服務,“N上N下”指的就是預算編制的過程,這也是很多企業為什么每年花3-4個月時間進行年度預算編制只為得到預算結果的原因 。
預算編制功能作為預算管理軟件的核心
首先,是因為預算編制模塊的軟件設計和開發難度最高,不僅需要滿足不同行業、不同企業,以及同一企業不同時期、不同模型、不同流程下的N上N下的編制需求;
其次,預算編制往往是企業預算管理中工作量最大、最復雜的工作,軟件的易用性、靈活性、擴展性要求也最高,很多企業為此痛苦不堪 。
最后,預算編制模塊要解決預算數據的流轉問題,換句話說就是數據的一次性錄入、自動流轉、自動審批、自動匯總,還要能夠降低編制工作量的80%以上 。
對于世界五百強企業來講,使用海波龍的pillar似乎是理所應當的事,國際化的操作習慣、國際化的軟件思維和布局,以及眾多五百強企業的應用,讓Pillar成為外企超大規模應用的首選,不過,其高昂的售價,以及后期昂貴的運維費用并非所有企業都能承受 。
在國內,采用海波龍預算編制模塊的企業一般為大型國企,然而中途出現“水土不服”,甚至主動放棄的情況也是常有的事 。
對于大多數國內企業來說,易磐EP作為本土預算管理軟件的領導者,其高度易用性、Excel集成,以及中國式操作習慣,似乎更加符合現階段企業需求,當然,EP的性價比也要遠遠超過其他的軟件 。
三、數據抽取
預算編制工作完成之后,便是執行數據的反饋,一般情況下,執行數據普遍存儲于總賬、ERP、SCM等業務系統數據庫 。
在缺乏系統支持的情況下,想要從每個系統對數據進行手工取數、組織、合并并最終形成預算執行報表,是一件非常讓人頭疼的事情 。
假設企業的預算體系涉及到費用、成本、投資、融資、收入等等一系列項目,單單是編制這些數據就需要花費大量時間,更不用說獲取執行值,再重新加工了!
因此,具備數據抽取工具,并能夠執行數據整合成為預算管理軟件一個非常重要的功能 。
有了數據抽取工具的幫助,預算管理軟件可以將異構系統的數據,按照預算指標的口徑進行整合,并及時以預算執行報表的方式呈現 。
然而,預算管理中對執行數據的抽取,并沒有想象中那么難以實現,也不需要很復雜的數據倉庫技術,只要有規則、有標準,數據抽取工具就不是什么高深的模塊 。
四、預算分析
配置好預算模板,在預算編制模塊中進行了N上N下的預算編制,將業務系統數據抽取到預算管理數據庫,并以預算執行報表的方式呈現,一系列工作結束后 。
管理者要怎么參與?
作為一個面向戰略管理的工具,缺乏一把手的參與必然會失去高層基礎,因此,預算分析實際上是為管理者服務,為管理者提供直觀簡單的分析界面 。
如果能用儀表盤、管理駕駛艙等方式展示執行進度、預算差異等數據自然是極好的,讓管理者養成每天登錄查看預算數據和執行進度的習慣,預算管理軟件在企業的應用也就成功了一大半 。
預算分析是一個有講究的技術,往淺了說是數據可視化,說得玄乎一點說是商務智能!
然而對于大部分中國企業來說,只要記住”實用第一”的原則就好了,否則,花冤枉錢還不一定有好果子吃 。
五、預算控制
對于企業來說,預算管理的目的不單只是為了績效考核,如果能根據預算數據對企業費用發生、關鍵付款、控制點等進行控制,就賦予了預算管理相應的控制職能 。
進行線下的手工控制時,如果多了很多臺賬、累計執行數不能實時獲取,領導審批時不知道預算情況,簽字同意后再被告知預算不足,也是一件非常尷尬的事 。
預算控制模塊的作用在于讓費用申請、付款申請、內控流程等,都能夠按照既定的審批流程在軟件內流轉,所有的流程都能夠自動提供預算值、剩余額度、累計執行值等信息,并可以進行數據追蹤 。
這就是預算管理中的“中國國情”,我們的企業需要預算控制,易磐EP不僅為企業提供預算控制模塊,更為企業提供預算編制、控制、分析一體化的有效解決方案 。
六、績效管理
進行績效考核時,很多企業推行以預算管理為主要依據的績效考核模式,給予預算指標不同的權重,并對比預算執行數據進行打分 。
EP預算管理系統中,預算數據和執行數據都已經有了,那么,設計出績效考核模板并自動生成績效結果,自然是比較簡單的功能 。
綜上,相較于國際主流的預算管理軟件,易磐EP最大的優勢就是更加符合中國企業的使用習慣,本地化的軟件設計與優化,更加貼近本土企業實際需求,能夠為用戶提供創新、高效、高性價比的全面預算管理信息化解決方案 。
【海波龍預算系統價格 海波龍財務系統】深耕全面預算行業十年,憑借自主產品化軟件和專業的咨詢實施,易磐已經成為本土全面預算管理軟件領導者,國產自主全面預算管理軟件領導品牌,國內唯一具備業務化、產品化交付能力的公司 。
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