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好用的知識庫管理軟件 知識庫管理工具

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好用的知識庫管理軟件 知識庫管理工具

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知識管理的重要性不言而喻，之前公司采購知識管理工具時，做了不少功課 。
目前市面上的知識管理軟件大致有兩種：
第一種，以文件為核心，重內容存儲，這種相對來說，市場不算大，比如像網盤類的 。
第二種，以文檔為核心，重分享與聯動，因此團隊協作的靈活性是他們的特色，比如像知識庫類的 。
推薦幾個典型的知識庫管理軟件~
一、國內1、語雀
沒記錯的話，螞蟻金服在2018年孵化了語雀，原本只是為了滿足內部寫技術文檔的需要，之后才慢慢演變為面向團隊的知識庫，直至商業化 。
我們團隊之前用了半年多，像基礎的功能：文檔編寫、目錄架構、安全、權限、存儲就不說了，能滿足大部分的文檔管理需求 。
“像寫博客一樣寫文檔，像寫書一樣構建團隊知識庫”，的確是它的優點 。（寫文檔體驗感一流，給我增加了好多輸出的動力）
知識庫架構也蠻有特點，分為文檔知識庫、資源知識庫、畫板知識庫和話題知識庫四類，每一類對應不同的用途：
文檔知識庫——可在線編輯文檔 。資源知識庫——本地上傳，在線預覽 。畫板知識庫——作圖、設計 。話題知識庫——分享討論，知識沉淀 。
原本這樣的結構化設計會造成知識板塊的割裂，但升級之后，它又支持文檔知識庫和資源知識庫的聯動了——比如：文檔知識庫的鏈接、圖片可以存入資源知識庫，可隨時調用，自動匹配內容格式等等 。
但標簽功能對于需要跨團隊協作的人真的很不友好 。因為標簽只能在個人或者團隊內部生效，也就是外部你是看不到這個標簽的，這個設計也是很迷了 。（現在不知道有沒有更新）
最后沒繼續用語雀，是出于公司屬性（重數據、弱文檔）——我們需要一個能滿足數據和文檔結合展示的知識管理庫，但語雀更偏向于文檔類，對于我們來說，確實是挺大的一個短板 。
2、簡道云知識庫
簡道云的知識庫是我們現在正在用的，去年參加了他們的內測，因為公司的管理系統就用的簡道云，因此當時負責人還是蠻重視這個知識庫 。
同樣，像富文本編輯、結構化存儲、大容量、可分享協作、安全性強、支持權限設置這些功能我就不說了，都有 。
他們的知識庫，沿襲了產品的特點（重數據管理、重流程協作），因此可以把知識管理與工作流結合起來 。
比如每周的周報，系統會有提醒，點擊填寫表單之后，可以直接匯總到知識庫，減少中間環節，一步到位（像工作復盤、案例匯總、方案總結都可以這么操作），還有不定期的需求提醒、知識庫新增提醒等等：
這種很大程度上提高了便捷性，同時盤活知識庫，以往容易流失的內容都在知識庫沉淀了下來 。
因此我們的一些多部門共享使用、維護、需要公示透明的知識信息，都管理在此處：
除此之外，簡道云的儀表盤也對知識管理有很大的buff加成，在知識庫中插入表單+儀表盤，我們的文檔可以和數據圖表相結合展現，同時不斷更新：
將表單導入知識庫，可以直接在知識庫填寫，填寫完成后直接匯總保留在知識庫，這樣中間跳轉、單獨上傳的麻煩就沒有了 。
知識庫填寫信息
信息生成儀表盤
因此，日常工作中經常需要做流程管理、數據分析，想要讓業務流程和知識沉淀聯系更緊密的，強烈推薦 。
3、Baklib
主要是做產品知識手冊，幫助企業搭建幫助中心的一個軟件 。
（圖源官網 | Baklib幫百度愛番番制作的幫助中心）
它提供豐富的主題模板，可以根據不同的場景、需求來選擇 。
例如云雀知識庫模板（每一個主題都有一個特別詩意的名字），它是一個適用于欄目結構復雜,文章較多的知識管理主題模板，但最多只支持三級導航目錄，對于一個企業級的知識管理庫而言，明顯不太夠 。
軒墨成書模板更適用于個人使用，以卡片的形式排列，體量較小的話，推薦這種模板，比較直觀，視覺感較好，體量較大，就不推薦了 。
Guide Leap是典型的做產品手冊的模板，大圖背景加卡片式展示 。
除此之外，還提供更多豐富的模板，博客式、時間線式、全展開式等，可按需選用 。
最后總結一下，Baklib的知識庫，豐富模板是優點，可以選擇不同的布局格式，但硬功能有點差，結構化，目錄檢索功能體驗都不是很好 。如果不是用它來管理一個企業的知識，只是個人使用或者只是簡單搭建一個幫助平臺的話，還是不錯的 。
4、ONES Wiki
ONES Wiki是ONES家2017年發布的一款知識庫管理工具 。除ONES Wiki外，還有ONES Project、ONES TestCase、ONES Plan、ONES Performance等產品，覆蓋產品研發全流程，專注于為企業提供研發管理工具及解決方案 。
以 ONES Project 為核心，Ones Performance負責研發效能分析與團隊績效管理、TestCase做測試和計劃管理、Pipeline做研發管理、Plan做項目集成管理、Desk做工單管理、Wiki 進行知識性互動與管理，相互之間形成聯動，互相賦能 。
（圖源官網 | ONES產品矩陣圖）
這么一比，反倒ONES Wiki在其中顯得很遜色 。
樹狀結構、安全管理、權限管理、文檔管理在我看來都不是它的優勢，因為這是每個知識庫都應該具備的基礎功能，只是有的軟件可能更硬核，有的稍遜色 。作為一款團隊知識沉淀與分享交流的平臺，與ONES Project的集成是ONES Wiki的最大優勢，如果單獨使用ONES Wiki作為企業知識庫管理工具，而在工作流上無法和ONES Project適配的話，那就很雞肋了，無法體現ONES Wiki的優勢 。
如果要整體部署的話，還是挺貴的 。
5、堅果云
堅果云支持在線編輯、markdown編輯、多端同步、歷史記錄可修復、可與他人同步文件，免去多人文件傳輸的麻煩，同時支持設置文件權限，設置文件保護鎖，保障文件信息安全 。
（圖源官網）
【好用的知識庫管理軟件 知識庫管理工具】如果以上還只是作為辦公協同工具/知識管理工具的基礎功能，還沒有啥好夸贊的 。那支持WebDAV應該算是堅果云的一個亮點了，熟悉網盤市場的朋友應該知道，國內網盤應用很少有支持WebDAV的 。通過WebDAV可實現與第三方軟件的連接，比如wps、OneNote、NoteBility、PDF Expert、郵箱等應用，很大程度上增強了便利性，再加上上傳下載不限速，對企業辦公來說，可以很大程度上提高工作效率 。
分為團隊版和企業版，團隊版文件托管在公有云，企業版文件保存在內網服務器，支持API，可根據自身需求選擇合適版本 。
二、國外
國外的知識庫，也給大家推薦幾款，雖然國內的幾款基本可以滿足需求了 。
但國外的知識庫軟件有很多真的做的很不錯 。問題是布局在國外，用起來可能不能很好適配，在部署和維護成本、使用體驗上可能就大打折扣 。
1、Confluence
Confluence是專業的企業WIKI，開源、可開發 。
采用空間—頁面架構，樹狀組織結構，可Jira集成，適應不同的工作場景 。編輯頁面時，左側目錄欄相應改變，可以一次性完成目錄結構與頁面創建的修改編輯 。
支持12個人同時編輯一個頁面，更改會實時自動保存并同步，團隊成員之間可分享、關注、評論點贊 。
Confluence Cloud中還覆蓋了會議記錄、產品要求和營銷計劃等70+模板，支持豐富的文本編輯形式，圖表、視頻、代碼、附件……有用戶反映在文件導出時可能會產生缺失、亂碼問題 。
目前該軟件有三種托管選項，一是通過Confluence Cloud幫助團隊托管站點，不需要配置服務器或存儲，也不再需要進行后期維護，自動升級就可以訪問最新的功能；二是自托管解決方案，即為團隊提供各種配置選項，以滿足協作需求；三是可托管在自己的硬件上，自定義設置，對細節和數據監管有跟嚴格要求的可以選擇這一種方式 。
但服務器布局在國外，使用體驗不是很好 。
2、Notion
Notion于2016年問世，集項目管理、任務管理與知識庫于一體，算是一款年輕的在線團隊協作工具 。
主要有三個功能：
團隊百科：將團隊知識沉淀，轉化為可以尋找得到的答案項目管理：在看板或列表中自定義工作流程共享文檔：內容分門別類，實現高效協作
Notion中有一個很重要的概念——Block（模塊） 。在Notion中，文字、圖表、鏈接……一切皆是模塊，能像搭建積木一樣搭建團隊的知識庫 。而Page（頁面）和 Database（數據庫）更像是兩種特殊的模塊 。共享工作區內，模塊可以無限嵌套，將所有內容分門別類放置，不僅可以防止文件丟失，也更方便內容的輕松調取 。
Notion的使用有以下幾個特色：
易于編輯，自由度高 。模塊的操作就像移動磚塊，拖放就可以實現添加、嵌入等 。
注重搜索功能 。Notion在編輯過程中就注重內容的結構化(方便檢索），同時還有快速查找功能，無論是企業內部的制度政策、公司目標、員工的聯系方式、還是項目實踐等任何重要的信息，都能夠輕松地快速獲取 。
整合應用工具 。Notion在概念頁面上嵌入了500多個應用程序，一站式提供了可能需要的應用工具 。
安全性較高 。SSL，靜態數據庫加密以及每個季度獨立的安全審核 。Notion從到到尾都有emoji的使用，讓協作顯得更為活潑和輕松 。
其實Notion的使用是需要一定的學習門檻，不過為了能夠讓新人更好的上手，Notion官方提供了許多模板，可以直接套用 。
滿足 MAC/WIN/iOS/Android 客戶端，多終端適配，使用起來更得心應手 。
不足之處在于，Notion 目前只有英文版和韓文版 。Notion的服務器在國外，而文檔存儲在云端，讀取速度在很大程度上是取決于服務器的速度，所以在國內使用還是存在打開慢，使用卡頓，延遲等問題 。
3、KnowledgeOwl
KnowledgeOwl 也是一款專注于做知識庫的軟件，正如它的宣傳語：KnowledgeOwl只做一件事——做很棒的知識庫軟件 。
編輯界面簡潔明了，使用WYSIWYG編輯器（所見即所得）創建內容 。在編輯頁面可以創建文章模板或使用全局片段快速添加新內容，也可以創建自定義的單篇PDF或整個知識庫的PDF，文件、圖像、視頻等可隨意拖放嵌入 。
在KnowledgeOwl上創建知識庫，自由度較高，可以完全自定義內容和風格，例如自定義徽標、顏色、字體、樣式等，添加自定義的CSS、HTML和Javascript等等，手機、電腦均可使用 。
知識庫中的共享文件，將會以類別和子類別進行劃分，用戶還能在使用過程中使用術語或短語標簽關聯文章以便搜索和查閱 。
用戶在創建初就可設定知識庫的查看、訪問和編輯權限，軟件使用SSO（ Single Sign On ）來進行身份認證，以確保內容安全并防止未經授權的訪問，總之，知識庫的安全性可以得到一定的保障 。
總體來說，企業知識管理在于把控知識生產、協作、分享與存儲的全流程，從而提高知識的利用率、留存率、轉化率及創新性，最終帶動企業提高工作效率、為企業發展賦能 。
所以說，搭建知識庫的關鍵在于用活知識、為員工賦能、為企業提效 。
想要達到以上目標，在選擇知識庫的時候，就要考慮自身最核心的需求是什么，是否有較強的易用性、交互性、安全性、私密性和易檢索性，能否真正為業務發展錦上添花 。
以上，就是我們公司采購知識管理軟件的經驗分享，歡迎大家留言討論 。