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了解委托方意向 如果事先了解委托方的意向，在辦公室設計過程中就不會走彎路 。了解是多方面的，主要包括以下幾點 。(1)充分了解用戶的工作性質 。不同的單位，由于業務性質不同，對辦公空間會有不同的使用要求 。如房產公司需要較好的展示與洽談大廳，而銀行則需要設有豪華的門面、氣派的大廳和牢固安全的營業柜臺 ， 而一些貿易或技術服務的公司，則常把客戶接待室和業務室看得同樣重要 。另外，不同的單位還會有不同的資料存儲方式和工作方式 。對于這些情況，應做好詳細的記錄，以縮小理解與實際要求的距離 。(2)了解委托方預計投資和項目完成期限 。任何設計項目都受到資金投入的制約，辦公室設計應根據資金的情況準確定位 。在知道委托方的預計投入后，設計者可對辦公室裝修的檔次和大概用料作設想，以縮小雙方理解和想象的差距 。委托方從經營和效益的角度考慮，通常會嚴格：控制項目設計及施工的期限，設計者應合理計劃，和安排設計和工程進度，在可能情況下應尊重委托方對工期要求的意見 。(3)了解委托方審美傾向 。因為辦公室設計最終是為委托方服務的 ， 所以與委托方交談的過程，既是了解其審美情趣的過程，同時也是因勢利導、發揮辦公室設計者想象力和說服力、影響和提高委托方審美的過程 。
了解機構職能 設計者還應了解辦公空間使用方的機構整體運作方式和實現其職能的過程，了解機構內部各部門的組織結構、具體功能、分工及配合關系 。這是辦公空間的整體規劃和功能空間布局的依據 。
工場地勘測 辦公室設計者應親臨工場地進行現場勘測，了解地理、建筑環境和各個空間的形態和銜接關系 。建筑圖與工地不但在尺寸方面會有差距，就是再詳盡的建筑圖也難以把各種梁柱和排污等設標的清清楚楚，而了解這卻是辦公室設計的先決條件 。另外，還應仔細考察建筑的結構，考慮將來裝修結構的固定和連接方式 。
【辦公室設計準備階段】制定設計計劃 經過與委托方溝通取得共識后 ， 可接受任何委托書，合同，制定辦公室設計進度安排，確定收費標準和方法等內容 。