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會場|會務流程指南來了( 二 )

桌簽會務參會要求人員會議通知指南會場主席臺工作


9.制作、擺放桌簽 。 根據最終確定的參會人員名單 ， 制作桌簽；要認真核對全場桌簽 ， 防止遺漏、重復和出現錯別字 。 依據文明禮儀手冊等規范合理安排與會人員會場座次 。 桌簽擺放完成后要及時制作會場座位圖 ， 打印后放置會場方便查閱 。
10．組織調度會議用車 。 視會議需要借用或租用車輛 ， 并安排專人負責車輛調度 ， 對乘車人員進行統計、清點 ， 防止遲到、遺漏 ， 車輛較多時還要對車輛編號、分組 ， 以方便調度 。
11．安排新聞報道 。 需要新聞報道的會議 ， 要提前聯系宣傳部門或新聞單位 ， 在會場安排好新聞宣傳人員專座 ， 并協調銜接 。
12．分發會議材料 。 會議材料要列表登記 ， 發放時要逐一登記 ， 要做到不漏一份、不少一人 。 可以視情況在會前通知參會單位（人員）派人提前領取 ， 也可以在會場簽到時一并發放 ， 或是提前放置到參會人員座位上 。 對擺放在主席臺上的材料 ， 要從頭到尾檢查順序和頁碼 ， 整齊擺放 ， 確保不出差錯 。 對于涉密文件 ， 要嚴格按照相關保密規定編號登記 ， 及時收回或提醒按保密規定流轉、保存 ， 防止泄密 。
【會場|會務流程指南來了】（三）分工落實
擬訂好會議方案 ， 根據方案分解任務后 ， 要協調分工 ， 明確責任人 ， 規定各任務完成時限 ， 做好分工落實 ， 并在會議開始前做一次全面自查 ， 確保萬無一失 。
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細化會中服務
會中工作是指從會議報到至會議結束這段時間的工作 。 會中工作無小事 ， 周到、細致是做好會中服務工作的基本要求 。 會中服務工作繁雜瑣碎 ， 情況不斷發生變化 ， 一定要注重細節 ， 精細周密 。
（一）組織會議報到
會議報到工作主要包括人員身份確認、報到登記、根據會議要求發放資料、提醒注意事項等 。 要做到迅速準確、熱情周到、耐心細致、井然有序 。
（二）做好會議簽到
安排專人打印簽到表放置會場 ， 提醒到會人員簽到 ， 并做好到會人員清點、登記工作 ， 實時掌握人員到會情況 ， 并視情況電話督促參會人員及時到會 。 會議開始后要統計匯總到會人數 ， 登記遲到、缺席人員名單 。
（三）維護會場秩序
會議召開期間 ， 要安排專人現場值班 ， 維護好會場內外秩序 。 一是實時監測會場音響、燈光等情況 ， 發現問題及時解決 。 二是及時提醒、制止會場內大聲喧嘩、隨意走動、接聽電話等不遵守紀律行為 ， 同時防止無關人員進入會場 。 三是提醒會場服務人員適時供應茶水 。 四是遇到特殊情況需要向主席臺上領導或會議主持人匯報時 ， 要采用合適方式靈活處理 ， 努力減少對會議的干擾和影響 。
會場|會務流程指南來了
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會后總結要實
會后工作是會務工作的重要組成部分 ， 是保證會議質量、達成會議效果的重要環節 。 通過會后工作總結會務組織的經驗、教訓 ， 推進會議精神的貫徹落實 ， 以進一步優化會務工作機制 ， 提升會議效果 。
（一）返程服務
協調組織好參會人員會后服務 ， 必要時協助聯系交通工具或幫助訂票 ， 對個別因工作需要暫留的人員 ， 在食宿方面要妥善安排 。
（二）材料歸檔
會后要及時將會議方案、通知、簡報、發言材料、領導講話、音像資料等相關資料收集齊全 ， 按規定整理歸檔 ， 以備查考 。 同時 ， 要按照保密相關要求 ， 對需回收的會議材料逐份清點、登記回收 。 根據需要發布會議簡報或信息、起草編發會議紀要 ， 印發領導講話等 。