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會場|會務流程指南來了

桌簽會務參會要求人員會議通知指南會場主席臺工作

會務工作千頭萬緒、環節眾多 ， 稍有不慎就可能發生疏漏和失誤 。 在工作中摸索出會務工作流程 ， 可使繁雜的會務工作簡潔、明了、高效 。
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01
謀劃會前準備
會前準備是做好會務工作的基礎和前提 ， 應精細地統籌好會議的整個進程和每一個環節 ， 對可能發生的問題超前謀劃 。
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（一）制訂方案
會議方案是組織會議的總安排 ， 主要包括會議名稱、目的、時間、地點、參會人員、主要議程、會務工作任務及職責分工等內容 。 會議方案要簡潔明了、具體清晰、可操作性強 ， 并須報經相關領導審定 。 會議方案確定后 ， 主辦部門要召集各有關部門召開會務工作協調會 ， 協調各部門按照方案要求落實各自職責 。
（二）明確任務
在會議籌備階段 ， 主要有以下任務：
1．起草會議通知 。 會議通知的要素主要包括會議名稱、主要內容、報到時間和地點、參會單位、報名要求、聯系人姓名和電話等 。 會議通知要求表達準確、條理清楚、言簡意賅 ， 尤其是時間、地點要明確 ， 時間一般要注明年月日 ， 不能用“明天”“后天”等容易產生混淆的詞匯：會議地點要準確到具體樓層、門牌號 ， 如：××辦公樓六樓第三會議室 。
2．下發會議通知 。 會議通知有電話、短（微）信、書面及內網郵件等多種方式 ， 可視情況選用一種或同時使用多種 。 下發通知一定要注意：一是保密 ， 涉密會議不能通過短信、微信發布 。 二是負責 ， 必須確保會議通知及時送達參會者 。 對于書面通知 ， 要制作簽收登記表 ， 對每一份通知的發出都要簽字確認 。 通過電子郵件發送 ， 要采取保留回執發送方式 。 采用短信、微信方式發送 ， 應要求接收者及時回復 。
3．落實參會人員 。 統計匯總會議請假人員名單 ， 必要時對請假情況進行核實 。 對參會人員名單要仔細核對 ， 確保沒有出入 ， 并打印紙質請假人員名單及時向參會領導或會議主持人報告 。
4．協調出席領導 。 根據會議要求 ， 以當面報告、電話、短信、微信等多種方式 ， 提請領導出席會議 。 著重向領導提醒會議時間、地點、主要參加（部門）人員及議程等 。 在會前約1小時再以適當方式提醒領導會議時間 。
5．預訂會議室 。 會議時間確定之后 ， 要立即與后勤、物業等會議室管理服務部門聯系 ， 預訂會議室 ， 并請物業服務人員協助做好保潔、桌椅擺放等先期準備工作 。 若有外單位人員參加 ， 要提前制作好引導牌 。
6．編印會議須知 。 對于全省業務工作會議、全行干部職工大會、年中工作會等較大型會議要編印會議須知 ， 須知編排要用詞準確、表達清晰、周到簡潔 。 主要內容包括：會議紀律要求、日程安排、作息時間、參會人員名單、分組名單、食宿或乘車安排、值班電話、會議工作人員名單及聯系方式、注意事項等 。
7．制作會議證件 。 根據會議需要制作代表證、出（列）席證、出入證、工作證、車輛通行證等各類證件 。 證件制作要結合會議主題和內容 ， 遵循美觀大方、經濟適用原則 ， 要易于識別、方便管理、利于安全 。
8．會場布置 。 主要指主席臺及附屬設施的布置 。 總體要求是規范和諧、莊重大方 ， 并與會議主題和內容相一致 。 一是合理布置主席臺 。 主席臺是會場的重點和中心 ， 集中體現了整個會議的格調和氛圍 ， 是會場布置的重點 。 要綜合考慮會議性質、臺上就座人數、方便領導出入以及主席臺大小等多方面因素 。 二是附屬設施調試 。 主要有音響、燈光、投影設備 。 根據會議需要安排適量話筒并在合適位置擺放 ， 逐一提前試音 ， 確保每只話筒都能正常使用 。 需要播放樂曲的要提前試播一次 ， 最好進行備份 ， 確保萬無一失 。 檢查會場內照明燈具有無損壞 ， 如有損壞 ， 需要提前修理更換；要提前準備好攝像、話筒電源 。 有投影演示時要提前預演一次 ， 并視需要及時調節燈光 。